Digitalización documental
Ordenamos documentos y registros para que sean localizables, tengan responsables y conserven trazabilidad de cambios y accesos.
Para quién
Empresas con documentación en papel, carpetas compartidas sin criterio común o archivos duplicados y difíciles de localizar.
Qué problema resuelve
Se usan versiones incorrectas, se pierde tiempo buscando información o no hay evidencia clara de aprobación y vigencia.
Qué incluye
- Inventario y clasificación documental
- Criterios de nombre, versión y retención
- Diseño de permisos y aprobaciones
- Migración del alcance acordado
- Capacitación y reglas de mantenimiento
Cómo se implementa
- 1
Inventariar
Identificamos tipos documentales, duplicados, responsables y uso.
- 2
Diseñar
Acordamos estructura, metadatos, permisos y ciclo de aprobación.
- 3
Migrar
Trasladamos el conjunto definido con controles de integridad.
- 4
Adoptar
Capacitamos y establecemos responsabilidades de mantenimiento.
Más detalle
Entregables
- Estructura documental
- Matriz de acceso
- Plan y registro de migración
- Procedimiento de administración
Qué necesita aportar tu empresa
- Muestra representativa de documentos
- Propietarios y usuarios
- Reglas legales o internas aplicables
- Acceso al repositorio de origen y destino
Qué define alcance, costo y plazo
- Volumen y estado de los archivos
- Cantidad de perfiles de acceso
- Metadatos requeridos
- Migración e integraciones
Soporte y capacitación
La asistencia posterior puede cubrir administración, nuevas bibliotecas y ajustes de permisos según lo contratado.
Ejemplo (demostración)
Demostración orientativa: biblioteca de procedimientos con propietario, estado, versión, fecha de revisión y aprobación. No contiene documentación de clientes.
Preguntas frecuentes
¿Digitalizar es solamente escanear?
No. También implica clasificación, búsqueda, acceso, versiones, vigencia y responsabilidades de mantenimiento.
¿Se migra todo el archivo histórico?
El volumen y los criterios de depuración se acuerdan antes de migrar para evitar trasladar desorden o información innecesaria.